Employee Self Service | ESS | YoungCapital (2024)

Employee Self Service haalt de druk van de ketel als het gaat om HR-gerelateerde taken. Maar wat is Employee Self Service en waar kunnen medewerkers het voor gebruiken? Tranquilo, YoungCapital zet het voor je op een rij. Lees snel verder en ontdek de ins en outs van Employee Self Service.

ESS betekenis

Een Employee Self Service, oftewel een ESS, is de online omgeving waar medewerkers toegang hebben tot hun eigen gegevens. Met deze HR-software kunnen zij zelf hun gegevens aanpassen, loonstroken inzien en declaraties en verlof indienen. Dat scheelt jou en je HR-medewerkers een hoop tijd. En niet te vergeten: met de toevoeging van zo’n Employee Self Service werk je gelijk aan medewerkersbetrokkenheid. Kortom, reden genoeg om te duiken in de opzet van een ESS-portal voor je bedrijf.

Voordelen van Employee Self Service

Het opzetten van een HR-portal brengt een aantal voordelen met zich mee. In onze HR-tech artikelen lees je alles over het opzetten van nieuwe systemen en software om de efficiëntie van je HR-team flink te boosten. Waarom je specifiek moet kiezen voor Employee Self Service software? Check de voordelen en kom erachter.

Minder risico op fouten

Met de komst van een Employee Self Service portal kunnen medewerkers zelf hun gegevens beheren, for example hun adresgegevens, belastinginformatie en bankgegevens. Dit vermindert de kans op fouten die kunnen optreden als HR-personeel de gegevens handmatig invoert.

Blijf up-to-date

Medewerkers hebben directe toegang tot hun persoonlijke gegevens en kunnen deze overal en altijd bijwerken. Hierdoor blijft alle informatie actueel, wat chill is voor het nauwkeurig bijhouden van de personeelsadministratie.

Inzicht voor medewerkers

Zoals je inmiddels weet krijgen medewerkers met de komst van Employee Self Service meer inzicht in hun gegevens, zoals hun eigen prestaties en verlofaanvragen. En eh, vergeet Employee Self Service in combinatie met payroll niet. Bijvoorbeeld het doorgeven van declaraties en het inzien van loonstroken. Dit vergroot niet alleen de betrokkenheid, maar ook het bewustzijn van medewerkers over hun eigen professionele ontwikkeling en prestaties.

Inzicht voor medewerkers

Als je denkt dat jouw HR-medewerkers met de komst van Employee Self Service lekker achterover kunnen leunen, dan heb je het goed mis. Doordat administratieve taken worden geautomatiseerd, krijgt het HR-personeel meer tijd voor andere HR-taken. Hierdoor kan de afdeling zich bijvoorbeeld concentreren op beleidsontwikkeling en talentmanagement.

Afgestemd op jouw bedrijf

Niet alle ESS-systemen zijn hetzelfde. Ze worden namelijk aangepast op de specifieke behoeften en structuur van je bedrijf. Zo sluiten de workflows, processen en informatiebronnen perfect aan op je bedrijfsomgeving.

ESS vergroot bereikbaarheid

ESS biedt medewerkers de flexibiliteit om hun HR-gerelateerde taken op elk moment en vanaf elke locatie uit te voeren. Medewerkers hebben toegang tot belangrijke informatie en kunnen acties ondernemen buiten reguliere kantooruren. Hebben ze hulp nodig? Dan schiet jouw artificial intelligence bot hen in no time te hulp.

5 tips voor Employee Self Service

Het invoeren van Employee Self Service is handig, maar er komen wel een aantal dingen bij kijken. Met onze vijf tips voorkom je dat je belangrijke zaken over het hoofd ziet.

1. Licht medewerkers in. Licht je medewerkers in over de komst van het nieuwe portaal, wel zo handig.
2. Leid medewerkers op. Train je medewerkers en help hen vertrouwd te raken met het nieuwe systeem. Plan bijvoorbeeld een verplichte cursus in of stuur een mail met praktische informatie.
3. Maak verplichtingen duidelijk. Met de komst van de Employee Self Service geven HR-medewerkers een hoop taken uit handen. Maak je medewerkers daarom duidelijk wat er voortaan van ze verwacht wordt, zoals het op tijd indienen van verlof of het doorgeven van een verhuizing.
4. Weeg voor- en nadelen af. Een Employee Self Service-systeem is niet altijd even voordelig. Bijvoorbeeld bij beroepen waar al veel administratie bij komt kijken, zoals verpleegkundigen of docenten. Denk daarom eerst aan je medewerkers en ga na of zij deze extra lading administratie aankunnen.
5. Feedback verzamelen. Vraag regelmatig feedback van medewerkers over hun ervaringen met ESS. Gebruik deze feedback om het systeem te verbeteren en eventuele problemen op te lossen.

Key takeaways

• Een Employee Self Service (ESS) is een online platform waarmee medewerkers zelf toegang hebben tot hun gegevens, zoals loonstroken en verlofaanvragen.
• ESS vermindert de kans op fouten, vergroot betrokkenheid en geeft medewerkers inzicht in hun prestaties.
• Voor HR-teams betekent het automatiseren van deze taken meer tijd voor andere HR-taken, zoals het oplossen van conflicten op de werkvloer.
• Een op maat gemaakt ESS-systeem kan worden afgestemd op de behoeften van jouw bedrijf.
• Tips voor het invoeren van een ESS: licht je medewerkers in en leid hen op. Verzamel ook feedback en werk regelmatig aan de verbetering van het systeem.